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关于做好2020年综合档案和师生人事档案移交工作的通知
时间:2021-09-21 浏览次数:

各单位:

为了做好2020年综合档案和师生人事档案的接收工作,现将有关要求通知如下:

一、2020年综合档案的接收工作

1.按照《归档范围与保管期限表》(详见《新葡萄8883官网amg档案馆归档规范》)整理归档材料,与防疫有关的材料参照《重大活动和突发事件档案管理办法》(国家档案局[2020]第16号令)执行。

2.按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)进行组件、分类、排列、编号、编目,填写《综合档案归档材料目录》。

3.将归档材料和《综合档案归档材料目录》(电子稿)移交档案馆进行立卷检查。

3.1党群类、行政类、外事类、出版类和设备类归档材料的检查人为乔晓秋。

3.2教学类、科研类、基建类、财会类和声像类归档材料的检查人为陈鲲。

4.检查合格后,按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录,填写《全引目录》《文件目录》、案卷封面和卷内备考表。

5.按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)和《录音录像档案数字化规范》(DA/T62-2017)加工已著录的档案。

6.电子档案验收合格后装订纸本案卷,填写《移交清单》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。

二、教职工人事档案的接收工作

1.按照《干部人事档案工作条例》第十九条整理归档材料,填写《教职工人事档案归档文件目录》,其中:

(1)入党申请人和入党积极分子的入党材料,由其所在基层党组织保管。

(2)预备党员的入党材料,由其所在基层党组织保管。

(3)党团材料的排列顺序:①入团材料在入党材料前,② “入团志愿书”在前,其他入团材料按时间排序;③入党志愿书在前,其他入党材料按时间排序。

(4)经过鉴别,不应归档的材料由移交单位视情况处理(一般退还形成材料的单位)。

2.档案材料缺失的,由移交单位联系寄出或形成档案的单位,及时进行补充。对无法补齐的档案材料,由移交单位出具“情况说明”,经分管档案工作领导签字、加盖公章后存入教职工人事档案。

3.将归档材料和《教职工人事档案归档文件目录》(电子稿)移交档案馆进行检查,教职工人事档案的检查人为赵海荣。

4.检查合格后,填写《移交清单》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。

三、2021级新生档案的接收工作

1.按照《吉林省普通高等学校档案管理办法(试行)》第十条整理归档材料,填写《学生档案归档材料目录》,其中:

(1)入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料,由其所在基层党组织保管。

(2)党团材料的排列顺序:①入团材料在入党材料前,② “入团志愿书”在前,其他入团材料按时间排序;③入党志愿书在前,其他入党材料按时间排序。

(3)经过鉴别,不应归档的材料由学院或研究生院视情况处理(一般退还形成材料的单位)。

2.档案材料缺失的,由学院或研究生院会同职能部门联系寄出或形成档案的单位,及时进行补充。对无法补齐的档案材料,由学院或研究生院出具“情况说明”,经分党委(党总支)副书记签字、加盖公章后存入学生档案。

3.将归档材料和《学生档案归档材料目录》(电子稿)移交档案馆进行检查,学生档案的检查人为赵鑫章。

4.验收合格后,填写《移交清单》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。

四、相关要求

1.纸质文件(非人事档案)须拆除卷内的金属物,破损的材料修补后再归档。

2.电子文件按照《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局[2018]第14号令)和《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)接收。

3.没有责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[ ]”号;考证无结果的文件,因其无法发挥“留凭存史、资政育人”的作用,不予存档。

4.归档单位移交档案前须检查案卷质量,尤其要检查文件的公章、签名是否漏盖(签)以及是否缺页少件等。

5.对不符合存档要求的归档材料,档案馆会依法退回、限期改正后重新移交。

四、档案网络管理系统接入智慧校园后,兼职档案员、移交单位主管领导可依法查询和利用本单位移交的档案材料。

五、本通知提及的各项国家(行业)标准和相关表格请到吉师档案群中下载。

附:各单位移交和扫描档案时间表

新葡萄8883官网amg档案馆

2021年9月20日

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